Datenschutz in der öffentlichen Verwaltung
Wir übernehmen die Funktion für öffentliche Stellen – insbesondere für Kommunen, Behörden, Zweckverbände und kommunale Einrichtungen. Vereinbarte Datenschutzaufgaben, Prüfungen, Dokumentation und Maßnahmen bereiten wir für die Leitung und die zuständigen Fachbereiche so weit wie möglich vor.
Benennung & Stellung
Öffentliche Stellen umfassen hier insbesondere Behörden, Kommunen, Zweckverbände und weitere öffentlich-rechtliche Einrichtungen. Sie müssen grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Behörden und öffentliche Stellen müssen nach Art. 37 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten benennen. Für Gerichte gilt eine Ausnahme, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln.
Der Datenschutzbeauftragte wird frühzeitig eingebunden, erhält keine Weisungen zur Ausübung seiner Aufgaben und berichtet unmittelbar an die höchste Leitungsebene der öffentlichen Stelle.
Mehrere Behörden oder öffentliche Stellen können nach Art. 37 Absatz 3 DSGVO unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und Größe einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten benennen.
Für Kommunen ist zusätzlich das jeweils anwendbare Landesrecht zu prüfen. Rechtliche Grundlagen: Art. 37 bis 39 DSGVO. Eine allgemeine Einordnung bietet die BfDI-Information zu Datenschutzbeauftragten in Behörden und Betrieben.
Leistungsumfang
Wir berücksichtigen Verwaltungsaufbau, Fachämter und vorhandene Entscheidungswege. Ergebnisse werden verständlich vorbereitet und offene Punkte nachvollziehbar dokumentiert.
Wir koordinieren Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, ordnen Zuständigkeiten und führen offene Dokumentationspunkte aus Fachämtern und Einrichtungen zusammen.
Wir prüfen neue Software, Cloud-Lösungen, Online-Dienste, Schnittstellen sowie technische und organisatorische Maßnahmen und bereiten Bewertungen für die Entscheidung vor.
Wir unterstützen bei verwaltungsinternen Regelungen und prüfen datenschutzbezogene Inhalte in Satzungen, Formularen, Verträgen, Datenschutzhinweisen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen.
Wir helfen beim Aufbau einer einheitlichen Risikobewertung, beraten zu erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzungen und überwachen deren Durchführung.
Wir ordnen Betroffenenanfragen und Vorfälle fachlich ein, koordinieren Informationen aus den zuständigen Bereichen und bereiten Antworten, Bewertungen und gegebenenfalls Meldungen vor.
Wir beantworten Fragen aus dem Verwaltungsalltag, unterstützen Schulungen, arbeiten mit der Aufsichtsbehörde zusammen und dokumentieren Tätigkeit und Maßnahmen im Jahresbericht.
Aufgabenverteilung
Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht unabhängig. Entscheidungen über Verwaltungsverfahren und die Umsetzung von Maßnahmen bleiben bei der verantwortlichen öffentlichen Stelle.
Das bereiten wir für Sie vor
Was wir von Ihrer Stelle benötigen
Zusammenarbeit
Der Einstieg wird an vorhandene Verwaltungswege angepasst. Danach erhalten Prüfungen, Anfragen und neue Vorhaben einen festen Ablauf.
Leitung, Fachämter, Einrichtungen, Fachverfahren und vorhandene Unterlagen werden eingeordnet.
Offene Punkte werden nach Risiko, Dringlichkeit und sinnvoller Umsetzbarkeit priorisiert.
Kontaktdaten, Vertretung, interne Schnittstellen und Beteiligungswege werden eindeutig geregelt.
Fachfragen, Kontrollen, Schulungen, neue Vorhaben und Dokumentation werden kontinuierlich weitergeführt.
Kommunale Erfahrung
Wir begleiten Städte, Gemeinden, Zweckverbände und kommunale Einrichtungen mit unterschiedlichen Größen und Aufgaben. Kommunale Referenzen ansehen
Leitung und Fachbereiche wissen, an wen sie sich wenden können. Zuständigkeiten, Erreichbarkeit und Vertretung werden vor dem Start klar vereinbart.
Fortbildung, praktische Betreuungserfahrung und fachlicher Austausch bilden die Grundlage unserer Arbeit. Qualifikationen ansehen
Unverbindliches Erstgespräch
Wir klären Verwaltungsstruktur, vorhandene Zuständigkeiten und einen passenden Betreuungsumfang – ohne unnötige Leistungspakete.