Hinweisgeberschutz
Wir betreiben die interne Meldestelle als beauftragter Dritter, nehmen Hinweise vertraulich entgegen, führen das gesetzlich vorgesehene Verfahren und bereiten die weitere Bearbeitung nachvollziehbar für Sie vor.
Einrichtungspflicht
Entscheidend sind die Art des Beschäftigungsgebers, die Zahl der Beschäftigten und bei kommunalen Stellen das jeweilige Landesrecht. Eine pauschale Grenze für alle Organisationen gibt es nicht.
Private Beschäftigungsgeber
Private Unternehmen und andere private Beschäftigungsgeber müssen grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten, wenn sie in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben.
Mehrere private Beschäftigungsgeber mit jeweils 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Meldestelle betreiben. Die Verantwortung für Abhilfemaßnahmen und Rückmeldungen bleibt beim einzelnen Beschäftigungsgeber.
Gesetzlich bestimmte Sonderfälle
Für die in § 12 Absatz 3 HinSchG ausdrücklich genannten Beschäftigungsgeber gilt die Pflicht auch bei weniger als 50 Beschäftigten.
Dazu gehören insbesondere bestimmte Wertpapier-, Kredit-, Versicherungs-, Kapitalverwaltungs-, Kryptomarkt- und Zahlungsinstitute. Maßgeblich ist die genaue aufsichtsrechtliche Einordnung.
Bund und Länder
Die obersten Bundes- oder Landesbehörden bestimmen, für welche Behörden, Verwaltungsstellen, Betriebe oder Gerichte eine interne Meldestelle einzurichten ist.
Die konkrete Pflicht lässt sich daher nicht allein aus der Bezeichnung einer einzelnen Behörde ableiten.
Kommunale Ebene
Für Gemeinden, Gemeindeverbände und kommunal beherrschte Beschäftigungsgeber verweist das HinSchG auf das Recht des jeweiligen Bundeslandes.
Deshalb können die Schwellenwerte und Ausnahmen je nach Bundesland unterschiedlich sein.
Das HinSchG zählt nicht nur Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Je nach Organisation gehören unter anderem auch Auszubildende, Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten, arbeitnehmerähnliche Personen sowie bestimmte Beschäftigte in Werkstätten für Menschen mit Behinderung dazu.
Rechtliche Grundlagen: § 3 Absatz 8 HinSchG zum Beschäftigtenbegriff, § 12 HinSchG zur Einrichtungspflicht und zu den Sonderfällen sowie § 14 HinSchG zur Betrauung eines Dritten und zu gemeinsamen internen Meldestellen. Für Baden-Württemberg: Kommunale Regelung des Landes. Für kommunale Stellen außerhalb Baden-Württembergs ist das Recht des jeweiligen Bundeslandes gesondert zu prüfen.
Wichtige Abgrenzung
Hinweisgebende Personen können grundsätzlich zwischen einem internen und einem staatlichen externen Meldeweg wählen. Unsere Leistung ersetzt keine behördliche externe Meldestelle.
Unsere Leistung
Die Meldestelle gehört rechtlich zum internen Meldeverfahren des beauftragenden Beschäftigungsgebers. Wir übernehmen deren Betrieb als fachkundiger Dritter.
Behördlicher Meldeweg
Externe Meldestellen werden durch gesetzlich bestimmte Behörden betrieben, beispielsweise die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz.
Leistungsumfang
Meldekanäle, Kommunikation, Prüfung und Dokumentation erhalten einen festen Ablauf. Sie behalten den Überblick über notwendige Entscheidungen und Folgemaßnahmen.
Wir organisieren Meldungen in Textform und mündlicher Form sowie auf Wunsch eine persönliche oder – mit Einwilligung – audiovisuelle Zusammenkunft.
Nur die mit Entgegennahme und Bearbeitung betrauten Personen erhalten Zugriff. Der Eingang wird grundsätzlich spätestens innerhalb von sieben Tagen bestätigt.
Wir prüfen den sachlichen Anwendungsbereich, halten Kontakt zur hinweisgebenden Person und fordern bei Bedarf weitere Informationen an.
Geeignete nächste Schritte werden fallbezogen eingeordnet, mit den zuständigen Personen abgestimmt und für die Entscheidung des Beschäftigungsgebers vorbereitet.
Geplante und ergriffene Folgemaßnahmen sowie deren Gründe werden im rechtlich zulässigen Umfang grundsätzlich innerhalb von drei Monaten zurückgemeldet.
Eingang, Kommunikation, Prüfungen, Fristen, Entscheidungen und Abschluss werden unter Beachtung von Vertraulichkeit, Datenschutz und Löschfristen dokumentiert.
Bearbeitung
Jeder Verfahrensschritt wird nachvollziehbar geführt, ohne vorschnelle Bewertung und unter Wahrung der Rechte aller betroffenen Personen.
Der Hinweis wird über den vorgesehenen Kanal aufgenommen und der Eingang fristgerecht bestätigt.
Anwendungsbereich, Stichhaltigkeit und erforderliche Zusatzinformationen werden geprüft.
Geeignete Schritte werden vorbereitet und mit den zuständigen Entscheidern koordiniert.
Die zulässige Rückmeldung erfolgt fristgerecht; der Abschluss wird geschützt dokumentiert.
Verantwortung & Schutz
Das Gesetz schützt die Identität der hinweisgebenden Person und weiterer genannter Personen. Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden; eine technische Möglichkeit zur anonymen Abgabe ist gesetzlich jedoch nicht generell vorgeschrieben und wird vor der Einrichtung ausdrücklich abgestimmt.
Die mit der Meldestelle betrauten Personen bearbeiten Hinweise unabhängig und ohne sachfremde Interessen. Zugriff und Unterstützungsrollen werden auf das Erforderliche begrenzt.
Wir bereiten Bewertungen, Kommunikation und mögliche Folgemaßnahmen vor. Entscheidungen und geeignete Maßnahmen zur Abstellung eines festgestellten Verstoßes verbleiben beim beauftragenden Beschäftigungsgeber.
Vertrauliches Erstgespräch
Wir klären Einrichtungspflicht, Meldewege, Zuständigkeiten und einen passenden Leistungsumfang.